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仕事の効率化 残業しないチームを目指せ 優先順位を把握しよう

      2015/07/06

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残業代がもらえるから、ちょっとでも残業したいという環境の人もいれば、どれだけ残業してもギャラに反映されないという環境の人もいます。ちょっと黒っぽい企業は違いますが、一般的な企業は人件費削減のためにも残業なくそうとします。
みんなで本気でちょっと考えれば、しなくていいはずです。

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仕事を効率化して残業をなくしたい

残業が発生すると言う事は、何かしら原因があります。

職種によって原因は様々ですが、必ず原因はあります。
まずは思い当たる原因を書き出してみましょう。

check仕事量の問題
  • 仕事量に対して人数が足りていない
  • 無駄な作業がある
  • 個人の仕事量に偏りがある
check雰囲気の問題
  • 先に帰ってはいけない雰囲気がある
  • 仕事に対して何もいえない雰囲気がある
  • そもそも残業悪いと思っていない
check意識の問題
  • 与えられた仕事を何も考えずにやっている
  • お互いの仕事を理解していない
  • いろいろゆるい

ぱっと思いついただけでもボロボロでてきます。

ボロボロ出てきた原因を潰していけば、残業は減ります。


仕事量が問題

仕事量が問題の場合、こなしきれないために残業が発生します。
一度、全員で考えてみる必要があります。

pointまずは、チーム全員のすべての作業をリストアップしましょう。

pointその中で、無駄な作業(やめてしまっていい作業)、一元化できる作業をリストアップ

pointその作業をやめることで発生する問題をリストアップ。

これで仕事の全体量を減らせる場合があります。
意外と大きな無駄が見つかることがあります。



point「まとめる」「集める」という作業が無いかチェック

point「まとまる」「集まる」という仕組みができないかチェック

  • 全員のスケジュールがまとまる
  • 全員の進捗状況が集まる
  • アイデアが集まる

様々な効率化ツールが世の中にはあります。
こんなことできないかなあって検索すると、大体のものは見つかったりします。
使えるITツールはどんどん取り入れましょう。


雰囲気の問題

雰囲気の問題は、チームという目線が必要なので次の章で。


意識の問題

check残業→終わらないんだからしょうが無い

こう考えてしまっては何も始まりません。
個人がそう思ってしまうと、その人から暗黒面の雰囲気が出てしまいます。

できないと言い始めたら、箸も持てないです。
できます。

  • 仕事の量が多いなと感じたら、この形が効率的なのか?
  • 手分けしたほうが速いんじゃないか?
  • そもそもやる必要があるのか?
  • 今日やる必要があるのか?

常に問題意識を持って仕事をしていれば、いいアイデアが浮かんで来るものです。


仕事の効率化 チームで考えるべき

残業なくすために、チームの協力は不可欠です。
誰か1人残業してしまうという事は、仕事のバランスが崩れていると考えられます。
お互いにフォローをすることで、片付く作業はあります。

重要な事は、チーム全員が残業なくすという意識を持つことです。
立場の上下関係なく、全員が残業をしないというチームを作り上げるという意識を持つことです。

  • 上の人間は、下の人間が帰るまで見守るために残業する
  • 上の人間がいると、下の人間がのびのびできないから定時に上がって、下の人間が残業する

結局誰かが残業してしまうと、経費はかかってしまうのです。

チームを仕切る人は、自分を含めた全員の仕事のバランスを見れなければいけません。
チームのメンバーより多くもらってる給料には、そのスキルに対するギャラも含まれているはずです。

そして、メンバーも残業をなくすために、協力しなければいけません。
という事は、全員の意識が揃っていないと、残業はなくならないのです。

「残業なんてカッコ悪いことしないぜ!」
という雰囲気を作りましょう。


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仕事の効率化 優先順位を把握すれば焦らない

残業をなくすためには、時間までに仕事を終わらせる必要があります。
それを意識しすぎて、気持ちが焦ってしまって、作業に集中できなくなってしまっては逆効果です。

焦ってしまうということは、わからないことがあるということです。

わからないことがなくなれば、落ち着きを取り戻せます。

まず書き出して整理しましょう。全体を把握することが必要です。

point抱えている仕事をすべてリストアップ
  • 資料集め
  • 資料作成
  • データ作成
  • グラフ作成
  • プレゼン準備
  • 企画書作成

思っていたよりも多くても少なくても、作業の全体量が把握できるとちょっと落ち着きます。



point時間的に優先すべき仕事とそうでないものを分類する

締め切りが近い仕事と後に回していい仕事を把握します。

  • 締め切りが今日の作業
  • 締め切りが近い作業
  • 締め切りにまだ余裕がある作業

締め切りが今日という作業はやっつけなければいけません。
仕事量に焦っているヒマはありません。定時までにやることが決まりました。



point締め切りが今日じゃない作業は、優先順位を把握した上で、今日、時間内に出来る作業から取りかかる

もう優先順位はわかっています。作業時間も見当が付きます。
ということは、残業しないで今日中に終わる作業というのも、見当が付きます。
ここでもし仮に、定時までの時間で優先順位4番目くらいの短めの作業を、残業無しでやっつけられたとしたら、前倒しできた感で明日の作業効率上がります。

ここまで作業内容を把握できていれば、だいぶ落ち着けます。

ひとりで片付かない可能性がある場合、チームのメンバーに応援を求めなければいけないこともあるでしょう。
冷静な判断ができます。

やること全部リストアップ
 ↓
優先順位つける

この作業、ちょっと焦ってるなあって感じたら、必ずやった方がいいです。


まとめ

日本の企業、世界を唸らせる技術でモノを作ってきました。
残業なくすくらい、本気になれば朝飯前なはずです。
前の日の朝飯前なはずです。
本気になれば。

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