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仕事の効率化のための考え方 時間に対して意識すべきことは?

      2015/07/06

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意識高い系の人間じゃないです。そういう人達が話している難しい言葉、検索してみるんでわからなくはないですが、これも効率悪いと思うんです。

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仕事の効率化の考え方は?

効率を良くしたいので、やるべきことは効率を悪くしているものが何なのかを突き止めることです。突き止めたら、やっつけるだけです。

効率が悪いとは何か?

  • 10分で終わることが15分かかる。
  • 1時間でこれぐらいやれるはずのものがちょっと足りてない。
  • 今日中に終わる予定の作業ができなくて残業になってしまう。
  • ちょっと忘れてしまったエクセルの使い方を調べる時間が発生してしまった。
  • 頼んでいた書類が出来上がって無くて、出来上がりを待つ時間が発生してしまった。
  • いつもの場所にあるはずの書類が無くて探してしまった。
  • 会議でAさんが発言した後、BさんがAさんの発言を自分も思っていました的な風に言い直して、ちょこっとだけ自分の意見を足した発言をした。

どれもこれも時間がかかってしまうことで、効率が悪くなってしまっています。

ということは、時間の流れを遅くしてるものを洗い出す必要があるのです。


仕事の効率化を悪くしている時間って

ちょっと気をつけることで無駄な時間は減らせます。

時間かかる話し方

「やらなきゃいけないこと、タスクに落としこんでリスト化しておいて」

「やらなきゃいけないこと、箇条書きにしておいて」

意識高い系の人同士での会話ならわかるのかもしれませんが、パートのおばちゃんから意見を上げようとしている場合、通じない言葉を使ってしまうと、おばちゃんにはわからない言葉を認識するための時間が必要になります。

会話は、誰もがわかる言葉を使うことによって効率が上がるのです。


時間かかるメール

Aさんからのメール
タイトル
「〇〇の日程について」
本文
先日お話した〇〇の日程、○月△日でいかがでしょう

Bさんからのメール
タイトル
「Re:〇〇の日程について」
本文
その日は先約があります。

Aさんからのメール
タイトル
「Re:Re:〇〇の日程について」
本文
それでは、○月□日でいかがでしょう

Bさんからのメール
タイトル
「Re:Re:Re:〇〇の日程について」
本文
その日で調整してみます。

まず、このタイトルだと、日程をお知らせするためのメールだと認識してしまう可能性があります。それが原因で開封を後回しにされることも考えられます。

こうしてみるとどうでしょう。

Aさんからのメール
タイトル
「〇〇の日程、○月△日と○月□日ではどちらがよろしいですか」
本文
○月△日と○月□日ではどちらがよろしいですか?
どちらも都合が悪ければ、候補日をお知らせください。

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Bさんからのメール
タイトル
「Re:〇〇の日程、○月△日と○月□日ではどちらがよろしいですか」
本文
○月□日で調整します。

タイトルで、お伺いを立ててしまえば、返信しなければという気が起きます。
さらに、日付を選んでもらうことで、こちらの都合を入れ込めます


時間かかる作業の順番

人間はモチベーションの具合で集中力が違います。それによって作業スピードが変わります。

30分で終わる仕事Aと、2時間かかる仕事Bの2つを終わらせなければいけません。

仕事をやる順番でのモチベーションの状態を見てみましょう。

作業に取り掛かって1時間後。

Aから始めた場合
「Aは終わったし、あとはきついけどBだけ頑張れば、美味しいビールだ」

Bから始めた場合
「まだBの半分しか終わってないわー。これ終わってもAもやらなきゃいけないし、ビールが遠いぜ」

勢いがつくのはAから始めた方です。
1時間後に、1つ片付いて、残り1つの状態なので、モチベーション上がります。

Bから始めると、1時間後に、仕事は1つもクリアしてない状態で、終わっても次のAが待っています。

モチベーション維持も効率化に繋がります。


仕事を効率化させるために意識すること

仕事にはたくさんの種類があります。まず個人が抱えている仕事を片付けなければなりません。それができていないと全体の効率は上がりません。
個人が効率を上げるために意識することは「ずらす」ことです。

出勤時間をずらす

みんなが出勤する前の静かなオフィスは集中できます。


ご飯の時間をずらす

12時に定食屋に入っても、混んでる可能性が高いです。
混んでいると、なかなか注文した定食が出てこないこともあります。
ならば、みんながお昼に出ている間、静かなオフィスになるので、集中力が上がります。
お昼をずらすと、集中できる時間が作れます。


作業をずらす

必殺技です。
みんなが会議している間、抜けだすと静かなオフィスです。
自分の意見は最初に発言してしまって、電話が入っていると会議の席から呼び出してもらいましょう。抜けだしたら話が長引いたことにして、静かなオフィスで作業しましょう。



他人との行動をずらすことで、作業は効率化されます。
全員がこの意識を持てば、全体の効率が上がります。


まとめ

細かいことに気をつけるだけで、効率が上がることはたくさんあります
自分の効率が上がるようになったら、次は相手の時間をコントロールするために気を使いましょう。
細かいことに気を使わないと、貴重な24時間はあっという間に過ぎていくのです。メリハリをつけて、効率上げられることから始めましょう。

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