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仕事の効率化のために意識しておきたいコツとかアイデアとか

      2015/07/06

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仕事の効率化って、ちょっとしたコツです。コツがあるって意識できればちょっとずつ変われます。なんでもコツってあります。バッティングもピッチングもランニングも仕事も、コツがあるもんです。

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仕事の効率化 意識すべきこと

仕事を効率化する際に、最初に意識すべきは「時間の無駄」です。
時間の無駄をなくして、少しでもたくさんの仕事をこなすというわけではありません。
時間の無駄を削ることで、仕事に対する余裕ができます。
それによって、時間管理ができるようになります。

時間管理がうまくいかない人は、誘惑や不安に負けていることが多いです

仕事を効率的にこなし時間管理が上手い人は、誘惑や不安に強いメンタルがあるといえます。
しかし、そんな強靭なメンタルを持っている人など、たくさんいるとは思えないです。

人間って誰もが誘惑には弱いです。不安にも弱いです。

この誘惑や不安をコントロールできればいいのです。


仕事の効率化 コツってある?

仕事を効率的にやってる人のコツってなんなのでしょう。

遮断が上手」です。

これがうまくできて時間管理がうまくできます。

強靭なメンタルがなくても、「遮断が上手」になれば、時間管理はうまくできます。
会社で仕事をしている時間の中で、誘惑や不安のポイントを遮断できればいいのです。


起業して成功した知人がいます

起業して成功した知人がいます。
仲間の中でも意識高い系の部類だとは思っていたのですが、実は彼も強靭なメンタルではありませんでした。
ただ、遮断する作業を学生の時分から取り入れていました。

「わからないことがあって、検索しようと思ったら〇〇のニュース見始めちゃってさー。2時間ぐらい色々調べちゃった。」

と、酒の席で話していたのを覚えています。
その後、彼がとった行動は、ブラウザを立ち上げた時に表示される画面を、ポータルサイトのトップページではなく、真ん中に検索窓が1つあるだけの画面に切り替えました。
検索しようとして立ち上げたブラウザから、余計な誘惑を受けないためにです。

彼には早くから効率化の意識があったのだと思います。


間違えてはいけないのが「遮断をする」ではなく、「遮断が上手」です。
すべてにシャッターを下ろすのではなく、上手に下ろすのです。

自分の中だけで遮断できることと、外部に対して遮断しなければならないことがあります。
できないことは当然あります。

できることから始めましょう。


仕事の効率化 アイデア見てみましょう

自分の中で遮断できること



pointスマホの誘惑を遮断

スマホは本当に便利です。スケジュール管理などもアプリをうまく使えば効率が上がります。
うまく使えばです。スマホは、SNSやゲームもできます。
通勤時間、お昼休みにちょこっとスマホでSNS、ちょこっとゲーム。
仕事に取りかかった時に、SNSの反応やゲームの攻略法などチラついたりしませんか?
Twitterでつぶやいて、30分もしないうちに確認したくなったりしませんか?
仕事の前に、スマホを使うスケジュール確認などは終わらせて、仕事が始まったら、休憩時間も極力見ない事をおすすめします。



point効率がいいとされている方法に左右されることを遮断

仕事には頭を使うことと、手を動かすことがあります。
一般的に、頭を使う仕事は、脳の働きがいい午前中にと言うことを聞きます。
実際にやってみると確かにその通りなのです。
ただ、どうしても気が乗らない日っていうのもあります。
仕事の結果を気にしたり、今後の展開を考えたり…。
人間ですから当然そんな日もあります。ただ、仕事は止まっていたら増えるばかりです。
気が乗らないようなら、30分だけ手を動かす仕事をしてしまうのがいいです。
勢いついたところで頭を動かすと、結構回ることあります。

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pointメモしなくていいことを遮断

セミナーや勉強会に参加した際、大事なポイントをメモします。
講師の顔を見ることもなく、聞こえる内容を事細かくメモしている人を見かけます。
果たして、内容は頭に残っているものなのでしょうか。
このメモを取るという作業も、今必要ではない情報は遮断してしまいましょう。
メモは、やることだけをメモします
自分に今必要なやることだけをメモします。
やることがメモできないセミナーや勉強会は、大して役に立っていないです。
今聴くべき内容ではなかったということです。
右から左へ受け流していい内容なのかもしれません。
重要なのは、改善点が見つかってメモしたやることなのです。


外部に対して上手に遮断しなければいけないこと

pointキャパを超える作業は遮断

あれもやらなきゃこれもやらなきゃと、常にパンパンの人がいます。
仕事のスケジュールがうまく出来ていなくて、自分でパンパンになっている人や、仕事を断りきれなくてパンパンになっている人もいます。そんな詰った状態が仕事を遅くしています。まず集中力が続きません。
人間ゴールが見えないと走り切れないものです。

頼まれた仕事を断る事は、仕事を出来ないと周りに言っているようなものだという考えの人もいるかと思いますが、仕事を抱えすぎて、間に合わない仕事が増えてしまう事は、仕事ができないという評価をされるだけではなく、会社の損失にもつながるのです。作業時間の見積もりをしっかりできる人が、仕事の出来る人なのです。自分のキャパを超える作業は、人に振るなどして上手に遮断しましょう。



point提示された作業時間を遮断

以前いた職場で、仕事の出来る先輩に教えていただいたアドバイスで、「仕事を引き受ける時は作業時間を1.5倍で見積もる。」というのがありました。
1時間で終わる作業は1時間半、3時間で終わる作業は4時間半と、最初に長めに見積もって上司に宣言しておけと。
そして1時間で終わる作業は40分で終わらせ、見直す時間と、遅れ気味の作業への時間と、息抜きの時間に使うようにと。
実際にやってみると不思議なもので、息抜きの時間を長く取ろうとして、作業スピードは上がったりします。
その体験以降、上司が提示してくる作業時間を遮断し、うまいこと1.5倍にしていました。



point集中するための環境を作るための遮断

職場では、電話がかかってきたり、急にプチミーティングが始まったり、作業に集中できないことが結構あります。
そこを遮断できることで、作業効率は上がります。
そのための対策として、何人かで協力態勢をとることをおすすめします。
9時から10時はAさんが作業に集中するため会議室にこもり、BさんとCさんは電話対応などのフォローに回る。
10時から11時はBさん、11時から12時はCさんという具合に、作業に集中できる環境をお互いに作ることに協力する。
大袈裟に宣言しなくても、3人の中でルールを決めておけば、確実に集中できる時間が出来上がります。


まとめ

仕事の効率化には、自分1人でできることと、お互いに協力してできることがあります。
まずは自分で出来る事を効率化し、成功体験をお互いにシェアすることで協力体制につながります。

自分が変わらなければ、周りは変わりません。
周りの影響で変われないのではなく、自分の影響で周りが変わらないのです。

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